Hilfe: Rollen & Funktionen

• Schritt-für-Schritt-Anleitungen (ansehen & als PDF)
• Die Rollen im Überblick
• Ausbilder-Teams & Einzelausbilder
• Ausbildungsbeauftragte & Abteilungen (Einsatzplanung)
• Noten
• Ablauf Berichtsheft (schreiben → abgeben → freigeben → Export)
• Wochenbericht & Arbeitsproben
• Beurteilungen
• Anmeldung & Sicherheit (2FA, Passkeys, Unterschrift)

Firmenadministrator/-in

Verwaltet den Betrieb: legt Ausbilder/-innen an (per Registrierungscode), bildet Ausbilder-Teams, pflegt Abteilungen mit Ausbildungsbeauftragten als Firmen-Vorlagen und schaltet das Beurteilungs-Modul frei. Als „HR" sieht die/der Firmenadmin die bestätigten Beurteilungen aller Berufe. Aus Datenschutzgründen sieht die/der Admin die persönlichen Daten einer ausbildenden Person erst, wenn diese sich selbst registriert hat.

Ausbilder/-in

Betreut Auszubildende: erzeugt Azubi-Codes, prüft und gibt Berichtshefte frei (annehmen/zurückweisen), plant Einsätze in der Einsatzplanung und erstellt Beurteilungen. Die/der Ausbilder/-in sieht die Berichtshefte und Beurteilungen der eigenen Azubis. In einem Team sieht sie/er zusätzlich die Azubis der Kolleginnen und Kollegen im Team (siehe unten).

Ausbildungsleiter/-in (im Team)

Eine ausbildende Person mit erweiterter Rolle innerhalb eines Teams. Die/der Ausbildungsleiter/-in kann alles: Azubis sehen und Berichtshefte freigeben, die Einsatzplanung verwalten, Azubi-Codes erzeugen (die so angelegten Azubis gehören ihr/ihm) und festlegen, wer im Team die Einsatzplanung bearbeiten darf.

Ausbildungsbeauftragte/-r

Eine Person, die in einer bestimmten Abteilung für Azubis zuständig ist. Sie registriert sich mit einem Code der Firmenadministration und hat einen eingeschränkten Zugang: Sie darf die Berichtshefte freigeben, solange der Azubi in ihrer Abteilung eingesetzt ist, und Beurteilungen ausfüllen. Sie sieht nur die von ihr selbst erstellten Beurteilungen.

Was Ausbildungsbeauftragte nicht können: keine Einsatzplanung, keine Registrierungscodes, keine Exporte fremder Berichtshefte, kein Zugriff auf Azubis außerhalb ihrer Abteilung. Ob eine Woche „ihre“ Woche ist, legt die Ausbilderin/der Ausbilder je Azubi fest: mindestens ein Tag in der Abteilung, überwiegend in der Abteilung (Standard) oder die ganze Woche. Freigaben der Beauftragten erscheinen im Export mit deren Namen und Rolle.

Auszubildende/-r (Azubi)

Führt das digitale Berichtsheft: trägt Tätigkeiten ein, gibt Wochen zur Prüfung ab und kann sie als PDF/Word/CSV exportieren. Sieht die für sie/ihn erstellten Beurteilungen, muss sie bestätigen und unterschreiben und kann ein Feedback ergänzen.

Ein Team bündelt mehrere Ausbilder/-innen, die zusammenarbeiten und sich vertreten. Die/der Firmenadministrator/-in legt das Team an und bestimmt die Ausbildungsleitung.

• Alle Team-Mitglieder sehen dieselben Azubis und dürfen deren Berichtshefte freigeben.
• Azubi-Codes erzeugt nur die/der Ausbildungsleiter/-in; die neuen Azubis gehören ihr/ihm.
• Wer die Einsatzplanung bearbeiten darf, legt die Ausbildungsleitung je Mitglied fest (bearbeiten oder nur ansehen).
• Das ganze Team plant mit den Abteilungen der Ausbildungsleitung und den Firmen-Vorlagen.

Einzelausbilder/-innen ohne Team arbeiten eigenständig: eigene Azubis, eigene Einsatzplanung, eigene Codes – ohne geteilte Sicht.

In der Einsatzplanung teilt die/der Ausbilder/-in die eigenen Azubis tageweise Abteilungen zu. Es gibt zwei Arten von Abteilungen:

• Eigene Abteilungen der ausbildenden Person (frei anlegbar).
• Firmen-Vorlagen (Abteilung + Ausbildungsbeauftragte/-r), die die Firmenadministration zentral pflegt – erkennbar am Firmen-Symbol. Ob Ausbilder/-innen diese bearbeiten dürfen, steuert die/der Admin.

Die Einteilung füllt im Berichtsheft die Einsatzabteilung vor und ist für den Azubi als Übersicht sichtbar. „Urlaub“, „Arbeitsunfähigkeit“ (AU) und „Berufsschule“ werden dabei als Tagesstatus übernommen.

Urlaub und AU planen: Die/der Ausbilder/-in (bzw. wer im Team planen darf) trägt Urlaub und AU im Raster wie jede Abteilung ein. Ist die Woche noch nicht abgegeben, schlägt das Berichtsheft dem Azubi den Tag vor, solange dort noch nichts eingetragen ist – der Azubi kann den Vorschlag ändern. In bereits abgegebenen oder freigegebenen Wochen kann der Plan nachträglich geändert werden (z. B. AU nachtragen); das Berichtsheft bleibt dabei unverändert. Umgekehrt landen Urlaub und AU, die der Azubi einträgt, auch im Plan – eine eigene Planung der/des Ausbilder/-in geht dabei vor.

Fehltage und Abwesenheiten werden je Tag gezählt: Hat der Tag eine Einteilung im Einsatzplan, zählt der Plan (AU = Fehltag, Urlaub = Urlaub, jede andere Abteilung = Arbeit); ohne Einteilung zählt, was im Berichtsheft steht. Die Übersicht kann die Firmenadministration für die ganze Firma ausschalten; Tagesart und AU im Berichtsheft und im Einsatzplan bleiben davon unberührt.

1. Azubi schreibt die Woche (Tätigkeiten, Zeiten, Einsatzabteilung) – je Tag oder als Wochenbericht.
2. Azubi gibt ab – die Woche wartet auf Prüfung.
3. Ausbilder/-in oder Ausbildungsbeauftragte/-r gibt frei (oder weist mit Begründung zurück).
4. Export als PDF/Word/CSV mit Einreichungs-/Freigabedatum und – falls hinterlegt – den Unterschriften von Azubi und Ausbilder/-in auf jeder Seite.

Unterschriften werden einmalig in „Mein Konto" hinterlegt (gezeichnet oder als Scan) und dann automatisch verwendet.

Erinnerungen: Azubis werden per E-Mail erinnert, sobald eine Woche länger als drei Wochen offen ist (danach frühestens wöchentlich). Ausbilder/-innen erhalten neue Abgaben gesammelt und – falls nicht unter „Mein Konto" abgeschaltet – nach 14 Tagen ungeprüfter Wartezeit eine Erinnerung. Ausbildungsbeauftragte mit Freigaberecht werden über Abgaben aus ihrer Abteilung informiert. Eine erteilte Genehmigung kann die Ausbilderin/der Ausbilder mit Begründung zurücknehmen; öffnet der Azubi eine genehmigte Woche erneut, wird die Prüfperson informiert.

Freischalten: Beide Funktionen stehen einem Betrieb zur Verfügung, sobald die Firmenadministration unter „Einstellungen“ → „Wochenbericht und Arbeitsproben“ dem aktualisierten Auftragsverarbeitungsvertrag zugestimmt hat. Danach entscheidet die/der Ausbilder/-in je Azubi.

Wochenbericht statt Tagesbericht

• In „Meine Azubis“ legt die/der Ausbilder/-in je Azubi fest, ob das Berichtsheft je Tag oder je Woche geführt wird – „Ab Woche … umstellen auf …“. Das geht auch mehrfach, zum Beispiel für einen bestimmten Einsatz. Beim Erzeugen eines Azubi-Codes lässt sich die Form schon vorbelegen.
• Wochen, die schon Inhalt haben oder abgegeben sind, behalten ihre Form. Eine Umstellung lässt sich über den Papierkorb wieder entfernen, solange in ihrem Zeitraum noch keine Woche in dieser Form geschrieben oder abgegeben ist.
• Im Wochenbericht wählt der Azubi je Tag nur die Art (Arbeit, Berufsschule, Urlaub, arbeitsunfähig, Feiertag) und an Arbeitstagen die Abteilung. Dazu schreibt er einen Text zu den betrieblichen Tätigkeiten – mit Formatierung und Tabellen – und, wenn ein Schultag dabei ist, die Themen der Berufsschule.
• Die Wochenstunden sind mit dem Soll der Woche vorbelegt; Urlaub, Arbeitsunfähigkeit und Feiertage werden automatisch abgezogen. Wer eine andere Zahl einträgt, überschreibt die Vorbelegung. Beim Abgeben wird die Zahl festgeschrieben.
• Hat der Azubi eine Woche schon je Tag begonnen und die Form ändert sich, entscheidet er: Tagestexte zu einem Wochentext zusammenführen oder verwerfen.

Arbeitsproben (Bilder)

• Die/der Ausbilder/-in erlaubt Arbeitsproben je Azubi mit einem Häkchen in „Meine Azubis“. Sie gehen in beiden Formen – je Tag und je Woche.
• Der Azubi lädt zu jeder Woche bis zu sechs Bilder hoch (JPEG, PNG oder WebP), am PC per Ziehen oder Auswählen, in der App direkt mit der Kamera oder aus der Galerie. Jedes Bild kann eine Bildunterschrift (bis 120 Zeichen) bekommen; die Reihenfolge lässt sich ändern.
• Beim Hochladen wird jedes Bild neu erzeugt; Aufnahmeort, Gerät und andere eingebettete Angaben fallen weg.
• Die Bilder sehen dieselben Personen wie die Woche: der Azubi, die/der Ausbilder/-in mit Team und die Ausbildungsbeauftragten der Abteilung, in der der Azubi in dieser Woche eingesetzt war. Im PDF-Export stehen sie verkleinert am Rand, im Word-Export in der gespeicherten Größe; die CSV-Datei nennt nur ihre Anzahl.
• Solange die Woche bearbeitet werden kann, kann der Azubi jedes Bild selbst entfernen. Wurde ein Bild versehentlich abgegeben, gibt die/der Ausbilder/-in die Woche zurück – danach lässt es sich entfernen.
• Bitte nur Bilder hochladen, die gezeigt werden dürfen: keine Betriebs- oder Kundengeheimnisse, keine erkennbaren Personen ohne deren Einverständnis.

In der Demo sind Beispiel-Arbeitsproben zu sehen.

Die/der Firmenadministrator/-in aktiviert das Modul und legt die Vorlage fest (allgemein oder je Beruf). Beurteilen können Ausbildungsbeauftragte und Ausbilder/-innen (inkl. Leitung).

1. Die/der Beurteilende füllt die Beurteilung aus und finalisiert sie (mit Unterschrift).
2. Der Azubi bestätigt und unterschreibt, kann ein Feedback ergänzen.
3. Danach ist die Beurteilung für die HR/Firmenadministration einsehbar und als PDF exportierbar.

Kurz vor Ende eines längeren Einsatzes in einer Abteilung wird automatisch eine Beurteilung fällig; die/der Ausbilder/-in gibt sie frei, dann wird die/der Beauftragte per E-Mail um das Ausfüllen gebeten.

Eine optionale Funktion, die die/der Ausbilder/-in unter „Noten“ einschaltet – solange sie aus ist, sehen die Azubis nichts davon.

1. Die/der Ausbilder/-in legt die Fächer fest. Vorbelegt sind nur die allgemeinbildenden Fächer (Deutsch, Englisch, Religion/Ethik, Sport, WiSo/PuG) – den berufsbezogenen Unterricht ergänzt sie/er selbst, weil er sich je Beruf und Bundesland unterscheidet.
2. Der Azubi trägt seine Noten fortlaufend selbst ein – jede Klassenarbeit, jeden Test, jede Zeugnisnote, sobald er sie zurückbekommt. Je Fach und Schuljahr sind beliebig viele Noten möglich (ganze Noten 1 bis 6); Datum und eine kurze Angabe, wofür die Note war, sind freiwillig. Fächer ohne Note bleiben leer.
3. Durchschnitt live: Je Fach wird der Schnitt aus allen Noten des Schuljahres gebildet, der Schuljahres- und der Gesamtschnitt daraus als Mittel der Fachschnitte. So zählt jedes Fach gleich viel – ein Fach mit zehn Arbeiten verdrängt kein Fach mit zweien.
4. Die/der Ausbilder/-in und das Vertretungs-Team haben Einsicht, aber keinen Schreibzugriff – ändern kann die Noten nur der Azubi.

Die App zeigt den Durchschnitt je Schuljahr und je Fach sowie den Verlauf über die Ausbildung; beides lässt sich als PDF oder CSV exportieren. Der Ausbildungsnachweis bleibt davon unberührt – er geht als Prüfungsdokument an die Kammer und enthält keine Schulnoten. Es gibt keinen Zugang für Lehrkräfte und keine Verbindung zur Berufsschule: Die Angaben stammen allein vom Azubi und sind kein amtlicher Zeugnisauszug.

• Neue Firma: Die erste Person registriert die Firma und wird Firmenadministrator/-in. Vor der Freischaltung prüfen wir die Angaben (Firmendaten, Steuer-/USt-Angaben, E-Mail-Domain) – teils automatisch, bei Auffälligkeiten manuell durch den Anbieter. Dauert die manuelle Prüfung länger als 14 Tage, bekommst du einen Zwischenbescheid. Bis zur Freischaltung ist kein Login möglich.
• Weitere Administrator/-innen für eine bereits registrierte Firmen-Domain: Die bestehende Firmenadministration entscheidet über die Anfrage. Entscheidet innerhalb von 30 Tagen niemand, wird das Konto automatisch freigeschaltet.
• Einladungen und Codes: Einladungslinks für Administrator/-innen gelten 14 Tage, E-Mail-Bestätigungslinks für Adressänderungen 24 Stunden. Registrierungscodes haben ein Ablaufdatum und gelten nur für aktive Firmen.
• Nicht bestätigte Registrierungen werden nach 30 Tagen automatisch entfernt; die verwendeten Codes werden wieder frei.

• Ein Passwort pro E-Mail-Adresse: Wer mehrere Rollen hat (z. B. Firmenadmin und Ausbilder/-in), nutzt überall dasselbe Passwort.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung: per Authenticator-App (TOTP) oder Passkey (Fingerabdruck/Gesicht/Sicherheitsschlüssel) – beides parallel nutzbar.
• Unterschrift einmalig hinterlegen (in „Mein Konto") für Exporte und Beurteilungen.