Berichtshefte prüfen & freigeben

So begleitest du deine Azubis: Zugänge anlegen, abgegebene Wochen prüfen, freigeben oder mit einer Begründung zurückgeben – und im Team gegenseitig vertreten. Mit echten Ansichten aus der App.

👤 Für die Rolle: Ausbilder/-in

1 Azubis hinzufügen

Jeder Azubi bekommt von dir einen persönlichen Registrierungs-Code und legt damit sein Konto selbst an.

Azubi-Code generieren: Beruf, Ausbildungszeitraum und Vorgaben wählen

Wähle den Ausbildungsberuf (nur die dir zugeordneten Berufe stehen zur Wahl) und den Ausbildungszeitraum.
Optionen: 6-Tage-Woche und ob die Wochenstunden exakt erfüllt sein müssen.
Bestätige ggf. die Einwilligung und klicke „Code generieren". Gib den Code an deinen Azubi weiter.

Im Team: Gehörst du zu einem Ausbilder-Team, erzeugt die Ausbildungsleitung die Azubi-Codes. Alle Teammitglieder sehen und betreuen die Azubis gemeinsam.

2 Meine Azubis im Blick

Unter „Meine Azubis" siehst du alle Azubis deines Bereichs mit ihren Eckdaten und Vorgaben.

Meine Azubis: Name, Beruf, Ausbildungszeitraum, Vorgaben, Status und Zugriff

Vorgaben je Azubi: Wochenmodell, exakte/flexible Stunden, ob der Import freigegeben ist.
Status und Zugriff zeigen dir auf einen Blick, wer aktiv ist.

3 Offene Berichtshefte prüfen

Abgegebene Wochen sammeln sich unter „Offene Berichtshefte" – nach Azubi gruppiert, mit Wartezeit.

Offene Berichtshefte: abgegebene Wochen je Azubi mit „Prüfen"-Aktion

Je Woche siehst du Abgabedatum und wie lange sie schon wartet.
Mit „Prüfen" öffnest du die Woche, liest die Einträge und entscheidest.

Abgegeben→ Freigeben ✓/ Zurückweisen

Zurückweisen? Gib eine kurze Begründung an. Der Azubi wird informiert, überarbeitet die Woche und gibt sie erneut ab.

Unterschrift einmal hinterlegen: Zeichne unter Mein Konto einmal deine Unterschrift – sie erscheint dann automatisch mit Datum in den Export-Dokumenten deiner Azubis.

4 Vertretung im Team

Damit niemand auf eine einzelne Person angewiesen ist, arbeiten Ausbilder/-innen als Team.

Mein Team: Ausbildungsleitung und Mitglieder mit Planungsrecht

Alle Teammitglieder sehen die Azubis des Teams und dürfen ihre Wochen freigeben.
Die Ausbildungsleitung vergibt Azubi-Codes und legt fest, wer den Einsatzplan bearbeiten darf.
Fällt jemand aus, übernimmt die Vertretung nahtlos – die Daten bleiben beim Betrieb.

Wechselt die Zuständigkeit? Die Firmenadministration kann Azubis einem anderen Ausbilder zuordnen. Alle Einträge, Einteilungen und Beurteilungen bleiben dabei erhalten.

5 Beurteilung ausfüllen

Ist eine Beurteilung fällig und du hast sie freigegeben (bzw. wurdest darum gebeten), füllst du den Bogen deiner Firma aus – Punkt für Punkt.

Ausfüllen: je Punkt eine Stufe auf der Skala wählen (grün = positiv, rot = negativ) und optional eine Bemerkung ergänzen

Bei einer Skala klickst du die passende Stufe an – die Farbe (grün → rot) zeigt die Wertung.
Zu jedem Punkt kannst du eine Bemerkung ergänzen; Ja/Nein-Fragen und Freitext-Felder beantwortest du direkt.
Gib den Beurteilungszeitraum an und unterschreibe unten (oder übernimm deine im Konto hinterlegte Unterschrift).

Entwurf→ Finalisiert→ Vom Azubi bestätigt ✓

Mit „Finalisieren" wird die Beurteilung verbindlich – der Azubi sieht sie dann, bestätigt sie und kann eine eigene Rückmeldung ergänzen. Als Entwurf kannst du sie vorher jederzeit speichern und weiterbearbeiten.

Fällige Beurteilungen erscheinen automatisch in deiner Übersicht, sobald ein Abteilungs-Einsatz endet. Freigegebene Beurteilungen wartest du nicht ab – du füllst sie direkt aus.

6 Exportieren & mehr

Fertige Wochen kannst du als Dokument sichern; zwei weitere Werkzeuge unterstützen dich.

📄

Export als PDF, Word oder CSV – mit hinterlegten Unterschriften und Freigabedatum (im Kalender je Azubi).

🗓️

Einsatzplanung – Azubis tageweise Abteilungen zuordnen; füllt die Einsatzabteilung im Berichtsheft vor. (eigene Anleitung)

📋

Beurteilungen – strukturierte Ausbildungsbeurteilungen erstellen und freigeben. (eigene Anleitung)